Рано или поздно любая коммерческая фирма сталкивается с необходимостью оптимизации трудозатрат и повышения эффективности своей работы. Альтернативой тотальному контролю за деятельностью каждого сотрудника и внедрению жестких систем мотивации является использование современного программного обеспечения. Такие программы позволяют упростить общение с клиентами, ускорить документооборот между сотрудниками и сформировать единую базу данных, предоставляя руководству незримый контроль над деятельностью всего персонала.
Можно предположить, что весь перечисленный круг вопросов под силу решить только с помощью нескольких глобальных программных продуктов. Однако со всеми этими функциями может в одиночку справиться и одна программа - Iris, которая задумывалась разработчиками как система управления отношениями с клиентами. Список решаемых задач позволяет использовать ее для обеспечения практически всей коммерческой деятельности фирмы: формировать базу данных по клиентам, фиксировать состояние текущих заказов, хранить счета и реквизиты, вести переписку с клиентами и даже анализировать проблемы с различными партиями товара или оценивать эффективность работы конкретных сотрудников.
Крупным планом
Концепция. Не смотря на то, что разработчики позиционируют Iris как CRM-систему, ее функциональные возможности выходят далеко за пределы одной лишь работы с клиентами. Поэтому главным преимуществом программы, скорее всего, можно считать ее универсальность. Благодаря ей Iris, создававшаяся, прежде всего, под нужды малого и среднего бизнеса, подойдет также и крупным компаниям. Функционал. В отличие от других CRM-систем, находящихся приблизительно в том же ценовом диапазоне система Iris позволяет не только создавать и вести единую базу клиентов, но и:
управлять продажами – каждый заказ проходит через несколько стадий, к нему прикрепляются все контакты, документы, переписка, оценка эффективности менеджеров, автоматическое вычисление остатков, а также досье клиента и даже раздел для заготовленных аргументов, способствующих совершению сделки;
проводить маркетинговые исследования – рассчитывать эффективность рекламных площадок и мероприятий (акций, выставок, конференций) по информации от обратившихся клиентов; планировать показатели рекламных мероприятий (дата, доходы, расходы);
предоставлять послепродажный сервис – принимать обращения от клиентов, по факту которого создается инцидент (вопросы, претензии, сообщения о неполадках и т.п.) и к нему привязывается переписка, по результатам часто повторяющихся вопросов можно делать организационные выводы, определять узкие места;
вести документооборот - счета, договоры, накладные и другие документы хранятся в системе, для них уже есть готовые печатные формы, которые при необходимости можно редактировать;
инициировать оплату заказов – если предоставить клиентам доступ в личный кабинет, то выставленные счета они будут видеть в кабинете и иметь возможность оплатить их любым удобным ему способом (возможна оплата более чем 25 вариантами);
управление проектами - ведение внутрикорпоративных работ по разработке продуктов и улучшению качества предоставляемых услуг;
создавать аналитические отчеты – встроенный конструктор отчетов позволяет выдавать информацию, содержащуюся в системе, в виде графиков, таблиц и итоговых цифр;
предоставлять клиентам личный кабинет в системе – такой механизм позволяет централизовано вести с заказчиком переписку, общаться по заказу, присылать ему коммерческие предложения, выставлять счета, принимать оплату, заводить личный кошелек для расчетов и бонусных начислений.
Интерфейс менеджера можно разделить на несколько смысловых зон. В верхней его части расположены индикаторы напоминаний (дела, заказы, инциденты и прочее), нажатие на которые позволяет быстро перейти к рассмотрению необходимого вопроса. Ниже находятся горизонтальное меню, обеспечивающее доступ ко всему функционалу системы, и форма поиска. Под ним размещаются контекстное поле (содержит категории сортировки, меняется в зависимости от просматриваемого пункта меню) и поле с основной информацией раздела. Уточняющие материалы открываются в новом окне, обладающем обширной навигацией по базе данных. К примеру, из окна заказа можно просмотреть карточку клиента, реквизиты его фирмы, историю переписки и т.д. Такое количество доступных вариантов представляется логичным, однако поначалу это озадачивает. Так что приступить к работе с системой, традиционно проигнорировав раздел документации, вряд ли получится.
Личный кабинет клиента содержит функционал, необходимый для оформления заказа, его обсуждения с менеджером и оплаты, а также раздел настроек, где пользователь может изменить свои личные данные и пароль. Немаловажной особенностью системы является возможность оплаты заказов со своего личного кошелька, интегрированного в Iris. Пополнение счета производится напрямую через WebMoney или через систему приема платежей SpryPay. В настоящее время у данного агрегатора налажено взаимодействие с 29 системами, среди которых WebMoney, "Яндекс.Деньги", RBK Money и многие другие, что в значительной степени упрощает клиенту оплату счетов через систему Iris.
Технические требования. Программа Iris состоит из серверной и клиентской частей. При покупке лицензии для последующей установки на свой сервер необходимо убедиться, чтобы он соответствовал следующим характеристикам:
Оперативная память: 512 Мб.
Свободное место на жестком диске: 150 Мб + память для роста БД.
PHP должен содержать модули: PDO для pgsql, simplexml, json 1.2.1+, curl, ionCube PHP Loader.
В PHP должны быть отключены "магические кавычки" (magic_quotes_gpc).
СУБД Postgres SQL ver 8.3.
Утилита pgAdmin III ver 1.8 для удобства администрирования базы данных.
Как указывают разработчики, в дистрибутив для Windows включены все перечисленные компоненты. В качестве клиентских рабочих мест может быть использован любой компьютер, ноутбук или мобильное устройство, на котором запускается интернет-браузер с поддержкой Ajax. При этом у компьютера пользователя должны быть:
Оперативная память: 256 Мб.
Свободное место на жестком диске: 200 Мб.
Частота процессора: 500 МГц.
Принцип лицензирования. Программа поставляется в двух вариантах: "облако" и лицензия. "Облако" – устанавливается на сервере фирмы-разработчика, берущую на себя обеспечение ее работоспособности, и сдается в аренду клиенту в качестве SaaS‑сервиса. "Лицензия" – клиент покупает ПО и устанавливает его на своем сервере или у стороннего провайдера. Если заказчик приобретает, к примеру, лицензию на 10 сотрудников, это означает, что пользоваться ею сможет любое количество человек, но одновременно заходить в систему смогут лишь 10 из них. На пользователей в статусе "клиент" это правило не распространяется, и их может быть неограниченное количество. Документация. Наличие раздела с подробной описательной документацией является для системы Iris несомненным плюсом. Материалы сгруппированы раздельно для пользователя, администратора и разработчика. Здесь можно найти практически любую информацию по работе с системой: от руководства по установке из дистрибутива и пошаговой инструкции для новичков до тонких настроек администрирования и наставлений для разработчика.
Итого
Соотношение ценовой категории CRM-системы Iris и ее функциональных возможностей уже является причиной, чтобы обратить на нее внимание. Данный программный продукт позволяет коммерческой фирме управлять продажами, проводить маркетинговые исследования, предоставлять клиенту послепродажный сервис через механизм личного кабинета, вести документооборот между сотрудниками компании, управлять проектами, принимать оплату платежей от заказчиков, а также выводить всю имеющуюся в базе информацию в виде аналитических отчетов и графиков. Такой спектр решаемых задач делает Iris полезным инструментом ведения бизнеса как для небольших фирм, так и для крупных предприятий.
