Одной из самых важных составляющих успешного бизнеса является грамотное и оперативное управление. От руководителя требуется четко сформулировать задачу перед подчиненными, сбалансировано распределить между ними нагрузку и чутко контролировать ход выполнения работы. Когда коллектив небольшой, офис маленький и все находятся в поле зрения, сделать это практически не представляет проблем. Однако если в штате десятки, а то и сотни сотрудников, которые разделены этажами офисов, а то и километрами между представительствами, своевременный контроль значительно осложняется. К тому же, в свете последних событий, набирает популярность бизнес-модель, когда управление работой членов команды осуществляется дистанционно – без необходимости в наличии офиса и прочих дорогостоящих материальных активов. В подобных случаях роль координации действий и согласования сроков возрастает многократно, и без помощи Интернета здесь не обойтись.
Но, к сожалению, и Глобальная Сеть не гарантирует положительный результат при использовании одной лишь почтовой переписки: в ворохе корреспонденции важная информация может просто затеряться. Самый простой выход в данной ситуации – применение специальных программ, помогающих организации рабочего процесса. Одной из таких является программа от компании .
Чуткое руководство
Как утверждают разработчики, данный продукт является инструментом руководителя для построения системы управления сотрудниками (Tasks management system). Система позволяет распределять задачи между подчиненными, проверять ход и сроки выполнения, анализировать историю вопроса и загруженность исполнителей. Установка и настройка программного обеспечения не требует привлечения специалистов. "@Управление" обеспечивает совместную работу, как по локальной сети, так и через Интернет (даже при непостоянном соединении).
Программа состоит из двух частей: "@Управление сервер" и "@Управление клиент". Первая часть обеспечивает коллективную работу пользователей с центральной базой данных, а вторая – является рабочим местом пользователя. Ценным свойством клиента программы может оказаться способность запускаться с flash-носителя.
В связи с тем, что программный продукт построен по технологии "клиент/сервер", обмен данными между центральной и локальными СУБД осуществляется в пакетном режиме, что исключает необходимость в постоянном соединении клиента с сервером. Для корректной работы обе части "@Управления" нуждаются в оперативной системе Windows 2000 либо выше. Среди актуальных технологических решений можно отметить работу через специализированного клиента (Windows-приложение) по протоколу HTTP, а также открытую архитектуру с возможностью добавления модулей, расширяющих функциональные возможности.
Системные требования
Минимальные системные требования, необходимые для работы серверной части продукта:
Процессор Intel Pentium II 300 МГц;
Оперативная память 128 Мб;
Свободного места на жестком диске 50 Мб.
Рекомендуемая разработчиками конфигурация превосходит указанную немного выше, чем в два раза, а там – насколько позволяет статья расходов фирмы на офисную технику. Минимальные требования к рабочей станции (клиентской части) отличаются только упоминанием простенькой видеокарты, модема или сетевого адаптера. Желательное количество места на диске – около 100 Мб.
Решаемые задачи
Основная задача, выполняемая программой "@Управление", это обеспечение руководства фирмы полной картиной происходящего, в том числе и в ситуации продолжительного личного отсутствия. Начальник даже удаленно будет в курсе: кто, что и когда должен сделать, и как продвигаются работы по любому из вопросов. Причем любое поручение фиксируется лично за каждым сотрудником - с определением сроков и приоритетности исполнения. Наличие четких параметров (сотрудник, наименование задачи, начать/завершить, примечания), а также наглядности отображения гарантирует исключение таких ситуаций, когда кто-то что-то "недопонял" или "забыл".
Визуальная система знаков позволяет руководству беглым взглядом выяснить общее положение дел. Например, красная точка рядом с задачей говорит о том, что выполнение задания завершено позже запланированного срока. Зеленая точка – работа над заданием началась также позже запланированного срока. Желтая точка предупреждает, что остались сутки до запланированного срока окончания. Сотрудник же увидит – красный восклицательный знак в колонке "Приоритет" означает, что задание высокой степени важности. Скрепка сигнализирует о наличии вложенного электронного документа. Пиктограмма с листом бумаги и различными вариантами отображения показывает стадию выполнения задачи – в работе, завершена, отложена и так далее.
"@Управление" особенно пригодится при управлении и организации работы "удаленным офисом" – сотрудниками, работающими над общим проектом через Интернет. Хотя могут возникнуть ситуации, когда один из подчиненных временно не может появляться в офисе, однако способен выполнять свою работу на домашнем компьютере (больничный в связи с переломом, уход за больным ребенком) или в отъезде/командировке.
В долгосрочной перспективе может пригодиться накопление информации для проведения анализа результатов и подготовки типовых решений. Хранение полной истории по исполнению задания, ведению проекта, обработке сообщения, работе сотрудника особенно пригодится при раздаче бонусов и взысканий, повышению исполнительской дисциплины. Ведение журнала всех операций в системе позволит использовать систему как доказательство при спорных или конфликтных случаях. Также балансировка загруженности сотрудников благоприятно скажется на их производительности и работоспособности, а визуальное выявление "неэффективных сотрудников" поможет принять правильные решения по кадровым перестановкам.
Интерфейс пользователя
Основное окно программы-клиента только на первый взгляд кажется переполненным различными иконками управления. При детальном ознакомлении вырисовывается простая и четкая логическая схема. Функционально интерфейс можно поделить на следующие зоны:
Главное меню содержит список команд, позволяющих пользователю настраивать работу приложения в целом и выполнять основные действия.
Панели инструментов используются для быстрого доступа к основным функциям приложения; управление отображением панелей инструментов осуществляется через меню "Вид" – "Панели инструментов".
Функциональная панель содержит иерархический список так называемых смарт-папок соответствующий доступным модулям.
Рабочая область разделена на две части: в верхней части отображается список объектов модуля, активного в данный момент; в нижней части выводится краткая информация по выделенной записи. Чтобы увидеть полную информацию, нужно нажать на ссылку "Дополнительно".
Иерархический список папок функциональной панели выполнен исключительно рационально. Он делится на "Задачи", "Проекты", "Сообщения", "Субъекты", "Документы" и "Архив". Папка "Репозитарии" стоит особняком – в ней хранится официальная документация к продуктам "Инфор Текнолоджи".
Папка "Задачи" содержит две подпапки: "Входящие" (здесь пользователь является "Исполнителем") и "Исходящие" (в ней пользователь имеет статус "Ответственного"). С ее помощью можно видеть список дел, за которые несет ответственность данный сотрудник, а также контролировать ход работ по тем распоряжениям, которые он раздал своим подчиненным. Есть возможность назначения сроков для каждой задачи, изменения приоритета ("обычный", "высокий", "фоновый"), а также присвоения статуса состояния ("в работе", "работы остановлены", "все исполнено", "есть замечания", "обрабатываться не будет", "на контроле"). Пояснения излагаются в соответствующем поле - "Примечание".
Смарт-папка "Проекты" содержит всю информацию по проектам, находящимся в данный момент в работе. С помощью контекстного меню, открывающегося по правой кнопке, можно создать задачу или сообщение по проекту для конкретного сотрудника. Есть функция поиска и распечатки.
Папка "Сообщения" предназначена для внутренней переписки. Возможно, она не может служить равноценным заменителем "аськи", зато имеет очень полезное свойство: каждое сообщение может быть "привязано" к конкретному документу, задаче или объекту репозитария. Также сообщения можно связывать между собой, что способствует созданию более полной картины по какому-либо вопросу, осуществлять поиск по спискам сообщений либо даже экспортировать их.
Смарт-папка "Субъекты" по умолчанию содержит только папку "Пользователи", где размещаются записи обо всех сотрудниках пользующихся программой "@Управление". При желании список можно дополнить другими разделами: к примеру, "Поставщики" или "Клиенты". Учетная запись субъекта содержит его контактные данные (e-mail, телефонный номер, адрес), что существенно упрощает взаимодействие внутри коллектива или с партнерами. Возможен просмотр списка карточек документов, относящихся к выбранному субъекту.
Папка "Документы" содержит в себе карточки реальных документов, которые потом можно использовать внутри программы "@Управление". Фактически создает виртуальный аналог реальных документов, на которые потом можно ссылаться при распределении задач и контроле их выполнения. Смарт-папка подразделяется на "Входящие", "Исходящие", "Внутренние". Каждая карточка документа обладает большим списком настроек и может быть снабжена оцифрованной копией реального документа (в разделе "Нормативные документы" есть ссылки на соответствующие правила).
Смарт-папка "Архив" содержит все записи и документы, которые сюда переметили в связи с их выполнением или окончанием сроков. Размер архива ограничивается лишь объемами жесткого диска. Сроки хранения в нем документов бесконечны – то есть до следующего слета системы.
Домашняя страница
Настоящим открытием было найти возможность создания своего сайта с помощью программы "@Управление". Если вчитаться в детали, становится понятно, что эта функция никак не соответствует заявлению разработчиков, что настроить их продукт можно без привлечения специалистов. Разумеется, можно сделать поправку на то, что это не основное предназначение данной программы. К тому же пояснение к этому разделу составлено достаточно детально, изобилует примерами кода и ссылками на ресурсы по изучению HTML. Особенно трогательно было видеть целый абзац, где пояснялось, как скопировать для браузера ссылку на свой сервер "@Управление" с помощью контекстного меню. Далее шла та самая ссылка с надписью "Нажимать здесь" – все для удобства клиента.
Сама домашняя страница располагается на том компьютере, где установлена серверная часть программы. Она доступна по адресу http://<адрес сервера>:<порт сервера>, которые можно посмотреть в интерфейсе сервера "@Управления" (вкладка "Сервер" – строка "Слушать адрес" и строка "Порт"). Не смотря на то, что изначальный вид страницы неказист, и его рекомендуют редактировать в текстовых редакторах, открываются интересные возможности будущего сайта. Например, в нем можно настроить группы пользователей с различными правами доступа. Также на примерах показано, как публиковать новости и заметки сайта – с указанием даты и размещением ссылок на полезные ресурсы. Однако, пожалуй, будет лучше привлечь соответствующего специалиста.
Одной из самых важных составляющих успешного бизнеса является грамотное и оперативное управление. От руководителя требуется четко сформулировать задачу перед подчиненными, сбалансировано распределить между ними нагрузку и чутко контролировать ход выполнения работы. Когда коллектив небольшой, офис маленький и все находятся в поле зрения, сделать это практически не представляет проблем. Однако если в штате десятки, а то и сотни сотрудников, которые разделены этажами офисов, а то и километрами между представительствами, своевременный контроль значительно осложняется. К тому же, в свете последних событий, набирает популярность бизнес-модель, когда управление работой членов команды осуществляется дистанционно – без необходимости в наличии офиса и прочих дорогостоящих материальных активов. В подобных случаях роль координации действий и согласования сроков возрастает многократно, и без помощи Интернета здесь не обойтись.
Основное окно программы-клиента только на первый взгляд кажется переполненным различными иконками управления. При детальном ознакомлении вырисовывается простая и четкая логическая схема. Функционально интерфейс можно поделить на следующие зоны:
