Управление всегда является сложным процессом, который служит основополагающим фактором для успешной реализации любого проекта. Главный начальник потому и называется директором, что должен уметь задать направление для развития, скоординировать работу подчиненных для увеличения их производительности. И здесь не так важно, чем управлять: промышленным производством или коммерческой деятельностью. Важно, как и кем управлять.
Основной принцип управления заключается в грамотной постановке задачи, чутком контроле над исполнением и своевременной проверке результата. Однако каким бы опытным ни был руководитель, он все равно остается обычным человеком, которому трудно держать в голове все дела фирмы. Раньше вопрос решался назначением заместителей по различным вопросам, значительная часть нагрузки ложилась на секретарей. Теперь большую часть рутины можно автоматизировать. Например, при помощи программы АСКИД.
Крупным планом
Программа является автоматизированной системой контроля исполнения документов и поручений. Она позволяет руководителю давать поручения сотрудникам, создавать карточки реальных документов, чтобы ссылаться на них в заданиях, а также контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины. Система графиков и визуальной индикации наглядно иллюстрирует положение дел, что значительно экономит время при беглом осмотре. Архив выполненных и закрытых поручений служит источником аналитической и статистической информации, что может быть использовано при решении кадровых вопросов, раздаче бонусов или взысканий, а также при решении спорных ситуаций.
Схема работы программы АСКИД основывается на самом принципе управления, только разбитом на составные части: руководитель верхнего звена выдает поручение своему подчиненном (например, заместителю директора или начальнику отдела); на этапе выполнения они могут вести переписку; о выполнении сотрудник сообщает начальнику; если необходимо, задание возвращают на доработку, либо направляют в архив. Точно такие же функции доступны и руководителю среднего уровня по отношению к своим подчиненным. Конечный исполнитель может только просматривать список своих заданий, проверять установленные сроки на выполнение и отчитываться по проделанной работе. Также руководящий состав имеет возможность контролировать загруженность и исполнительность своих подчиненных, а также положение по выданным поручениям с помощью системы визуальной индикации.
Задания распределяются по важности и срочности. При создании поручения ему присваивается уровень приоритета: низкий, ниже среднего, средний, выше среднего и высокий. Есть даже отдельная пометка для задач, находящихся на особом контроле. Также есть классификация по периодичности: однократное, ежедневное, еженедельное, ежемесячное, ежеквартальное и ежегодное. Некоторые из таких заданий, будучи настроенными один раз, могут генерироваться автоматически. Цветные пиктограммы рядом с поручением сигнализируют о срочности: просрочено, должно быть выполнено сегодня, должно быть выполнено в течение недели, до срока поручения более недели, выполнено, закрыто, отложено. Такая гибкая система индикации, если ее запомнить, поможет значительно ускорить процесс выбора более срочных заданий из большого количества поручений.
Архитектура и системные требования
АСКИД реализована в виде веб-приложения по технологии ASP.NET. Графически архитектуру системы разработчики представили в следующем виде (схема взята из описания).
Скорее всего, они
решили не выдумывать велосипед, а максимально интегрировать АСКИД со
стандартными средствами Windows, которые есть на компьютерах фактически
в любой фирме. Чтобы также не осложнять себе жизнь, была реализована
корректная поддержка только Internet Explorer'а (шестой версии либо
выше). Работа с другими браузерами не упоминается в описании вообще (к
примеру, Opera во время тестирования выдавала несуразные надписи
постоянно).
Требования к серверу, предъявляемые разработчиками, упираются в основном в наличие программного обеспечения Microsoft:
Операционная система MS Windows 2000/XP/2003/Vista;
Microsoft .NET Framework 2.0 (в описании заботливо прилагается ссылка, откуда можно скачать дистрибутивный пакет);
IIS версия 5.0 или выше (входит в состав MS Windows). В составе IIS должны быть установлены и настроены служба WWW и служба SMTP (используется для рассылки почтовых уведомлений пользователям системы);
Система управления базой данных. АСКИД поддерживает работу со следующими СУБД: Access (установка Access на сервер не требуется; не рекомендуется использовать, если система обслуживает более 15 пользователей), MS SQL Server 2000/2005/2008/Express, MySQL (версии 4.0 и выше).
Требования к клиентскому рабочему месту ограничиваются стандартным набором приложений:
Операционная система MS Windows 98/2000/XP/2003/Vista;
Microsoft Internet Explorer (версии 6.0 или выше);
Microsoft Office XP (или выше).
В составе MS Office должны быть установлены MS Word и MS Excel, которые используются для экспорта отчетов. Если пользователю не нужна эта функция, тогда и пакет офисных программ не требуется.
Установка
Установка АСКИД, скорее всего, должна осуществляться на фирме специально обученным человеком, поскольку она требует значительной предварительной работы и знания параметров установленной на компьютерах системы. Хотя настойчивый руководитель, при желании, может разобраться и сам - с помощью предоставляемого .
Поскольку сам процесс установки осуществляется при помощи специального "Мастера", следует детальнее расписать предварительные требования системы АСКИД перед установкой на компьютеры. При инсталляции на Windows 2000 понадобится следующее программное обеспечение:
IIS (служба веб-публикаций), которая входит в состав Windows;
Service Pack 4.0;
Windows Installer 3.1;
Microsoft Data Access Components(MDAC) версия 2.6 или выше;
Microsoft NET. Framework 2.0.
При установке системы АСКИД на Windows XP список необходимого программного обеспечения будет несколько короче:
IIS (служба веб-публикаций) – входит в состав Windows;
Microsoft NET. Framework 2.0.
Если необходимо установить систему АСКИД на Windows Server 2003, то предварительно на машине должно быть следующее системное ПО:
Service Pack 2.0 (желательно);
Сервер приложений в составе (IIS (служба веб-публикаций) и ASP.NET) – входит в состав Windows;
Microsoft NET. Framework 2.0 - входит в состав Windows.
Если работа системы АСКИД предполагается на Windows Vista, перед этим необходимо установить следующее программное обеспечение:
IIS (служба веб-публикаций), входит в состав Windows;
Microsoft NET. Framework 2.0.
Если какие-либо из требуемых компонентов отсутствуют, разработчики в своем описании прилагают необходимые ссылки. После проведения подготовительной работы, следует просто запустить дистрибутив askid_setup.exe и пройти все шаги, предлагаемые "Мастером настройки".
Работа с модулями
Программа АСКИД состоит из нескольких модулей, каждый из которых отвечает за свою часть выполняемой работы. Например, модуль "Исходящие поручения" относится непосредственно к управлению персоналом, контролю выполнения поручений и составлению отчетов о проделанной работе.
Данный модуль с развернутым списком возможных действий выглядит следующим образом. Что интересно, при тестировании в браузере Internet Explorer 6.0 меню действий вот так и отображалось. При изменении ширины окна большое белое поле что называется "тянулось", а вот список действий так и не менялся, из-за чего в некоторые моменты его приходилось подкручивать из стороны в сторону, чтобы прочитать.
Исходящие поручения (при работе под логином руководителя) подразделяются на несколько пунктов, назначение которых предельно понятно: текущие поручения, новое поручение, отчеты, шаблоны периодических поручений. При создании новой задачи подчиненному появляется шаблон с многочисленными полями, где предусмотрено все, что может понадобиться при классификации поручения: содержание, даты, приоритетность, главный и второстепенные исполнители, а также карточки документов, связанных с этим заданием. Особо хотелось бы отметить пункт "Группы" (категории поручений), список которых можно расширять самостоятельно (заключение договора, поручение, письмо и т.д.). Возможно, это всего лишь психологический момент, но благодаря нему, значительно упрощается ассоциативный поиск по большой базе поручений.
Еще одна важная задача, решаемая модулем "Исходящие поручения", заключается в составлении отчетов по выполнению заданий, а также графическом представлении состояния дел. Анализ исполнительской дисциплины представляется в виде таблицы, где отображается количество выполненных сотрудником поручений, процент от всех заданий по фирме, соотношение своевременно выполненных и просроченных задач. Результат можно распечатать, либо экспортировать в Word или Excel.
Модуль "Документы" позволяет руководителю или его помощнику создавать карточки документов, просматривать их, производить поиск по базе документов. Данный модуль неотъемлем в делопроизводстве. При распределении заданий между сотрудниками он помогает более детально ставить задачу. Использование модуля: нажать "Добавить документ", заполнить поля, не забыть указать авторство в специальном разделе.
Модуль "Входящие поручения" предназначен для подчиненных и позволяет им получать задания от руководителя. Предусмотрена система фильтрации поручений по различным критериям (сроки, приоритетность, начальнику). Модуль позволяет поддерживать переписку с руководителем (в виде комментариев на странице задания), просматривать историю поручений, экспортировать данные в Word и Excel.
Модуль "Управление системой" служит для настройки конфигурации системы. Для редактирования доступных параметров необходимо на любой странице данного модуля нажать ссылку "Описание проекта".
Модуль "Управление доступом" используется для настройки прав пользователей, позволяет искать и сортировать пользователей по различным параметрам. Технически, общее их количество ограничивается только приобретенной лицензией. Но это уже определяется работой модуля "Управление лицензиями", который предназначен для управления максимально возможным количеством рабочих мест в системе АСКИД. К сожалению, три последних модуля протестировать лично не получилось, поскольку представитель разработчика не предоставил доступ к полнофункциональной демо-версии программы. Потому знакомство с ними осуществлялось исключительно по техническому описанию.
Итого
Система АСКИД проста в освоении, поскольку весь рабочий процесс выстроен по простому, логическому принципу. Она позволяет руководителю распределять задания, следить за их выполнением, контролировать загруженность подчиненных, быстро анализировать общее положение дел на фирме с помощью диаграмм и визуальных элементов индикации. Однако чрезмерная зависимость от компонентов Windows является противоречивым фактором. С одной стороны, это делает работу АСКИД более стабильной и предсказуемой. С другой стороны, уровень компьютерной и "налогово-правовой" грамотности постоянно растет: персонал уже умеет пользоваться не только приложениями от Microsoft (далеко не все их считают удобными), а руководители не всегда желают тратиться на дорогое проприетарное ПО, когда есть возможность использовать бесплатные (или с адекватной стоимостью) операционные системы и офисные пакеты. Таким образом, привязывая себя к Windows, разработчики упрощают себе жизнь сейчас, но сокращают клиентскую аудиторию в долгосрочной перспективе. Также немного расстроила усложненная процедура установки системы АСКИД. Это бы не бросилось в глаза, если не знать возможности аналогичных систем. Такая процедура просто обязывает руководителя иметь на фирме специально обученного человека. А маркетинговая модель продвижения продукта с ограничением количества пользователей в зависимости от лицензии - вообще заслуживает отдельного изучения.
Управление всегда является сложным процессом, который служит основополагающим фактором для успешной реализации любого проекта. Главный начальник потому и называется директором, что должен уметь задать направление для развития, скоординировать работу подчиненных для увеличения их производительности. И здесь не так важно, чем управлять: промышленным производством или коммерческой деятельностью. Важно, как и кем управлять.
Данный модуль с развернутым списком возможных действий выглядит следующим образом. Что интересно, при тестировании в браузере Internet Explorer 6.0 меню действий вот так и отображалось. При изменении ширины окна большое белое поле что называется "тянулось", а вот список действий так и не менялся, из-за чего в некоторые моменты его приходилось подкручивать из стороны в сторону, чтобы прочитать. 
Еще одна важная задача, решаемая модулем "Исходящие поручения", заключается в составлении отчетов по выполнению заданий, а также графическом представлении состояния дел. Анализ исполнительской дисциплины представляется в виде таблицы, где отображается количество выполненных сотрудником поручений, процент от всех заданий по фирме, соотношение своевременно выполненных и просроченных задач. Результат можно распечатать, либо экспортировать в Word или Excel.
