Динамичное изменение рыночной конъюнктуры зачастую вынуждают руководителей коммерческих фирм принимать быстрые и волевые решения. Решения, от которых может зависеть дальнейшее будущее их компании и работающих на ней людей. В таких ситуациях  очень важно, чтобы начальство было детально осведомлено, что именно происходит в компании, и всегда имело надежные рычаги управления.

Однако, чем крупнее коммерческая фирма, тем больше людей на ней работает. Соответственно, тем сложнее организовать и контролировать деятельность сотрудников, добиваясь от них слаженной работы и увеличения эффективности труда. Чтобы упростить процесс управления, устранить бесконечные совещания по каждому небольшому вопросу, необходимо использовать современные технические средства, а также возможности, предоставляемые Интернетом.

На данный момент разработано немало программ, повышающих эффективность процесса управления. Далеко не все они одинаково хорошо разрекламированы. Некоторые из них более известны, некоторые менее, но суть у них одна: они обеспечивают руководителю возможность выдать поручение большому количеству подчиненных, проконтролировать ход выполнения и получить отчет о проделанной работе. И для этого совсем не обязательно личное присутствие - многие программы обеспечивают надежное удаленное управление. Руководитель может оставаться в курсе всех дел, держа руку на пульсе компании, и быть при этом как в соседнем кабинете, так и в другом городе.

Программы управления

Для сравнения предлагаются три отобранные программы: "@Управление" от "Инфор Текнолоджи", "Автоматизированная система контроля исполнения документов и поручений"  (или сокращенно АСКИД) от БИНИКОМа и и "Автоматизированная система GOAL" от ООО GOAL. Сразу стоит оговориться, что данные приложения не являются равнозначными и находящимися в единой весовой категории. Каждое из них обладает собственными отличительными чертами. Тем не менее, в главном их функциональные возможности пересекаются: все они  помогают руководителю управлять подчиненными, отдавая распоряжения, а также быть в курсе положения дел в своей компании.

Сравнение будет проходить по нескольким параметрам: системным требованиям, простоте установки и по функциональным возможностям.

Системные требования

• Процессор Intel Pentium II 300 МГц;
  
• Оперативная память 128 Мб;
  
• Свободного места на жестком диске 50 Мб.
  

• Процессор Intel Pentium III 800 МГц или выше;
  
• Оперативная память 256 Мб;
  
• Свободного места на жестком диске 50 Мб.
  

• Процессор Intel Pentium II 300 МГц;
  
• Оперативная память 128 Мб;
  
• Свободного места на жестком диске - не менее 50 Мб.
  
• Видеосистема 800х600, 256 цветов.
  

• Операционная система MS Windows 2000/XP/2003/Vista;
  
• Microsoft.NET Framework 2.0;
  
• IIS версия 5.0 или выше (входит в состав MS Windows). В составе IIS должны быть установлены и настроены службы WWW и SMTP;
  
• СУБД: Access, MS SQL Server 2000/2005/2008/Express, MySQL версии 4.0 и выше.
  

• Операционная система MS Windows 98/2000/XP/2003/Vista;
• Microsoft Internet Explorer версии 6.0 или выше;
• Microsoft Office XP или выше. В составе MS Office должны быть установлены MS Word и MS Excel (хотя это опционально - для экспорта отчетов).

• Процессор Intel P4-1ГГц;
• Оперативная память  512MB;
  
• 100MB свободного места на жестком диске.

• Браузер Internet Explorer версии 4.0 или выше (с обязательной поддержкой cookies);
• Рекомендуемое разрешение экрана - 1024х768 точек и выше.

• Windows NT/2002/2003 Server;
  
• Веб-сервер Apache 1.3;
• Наличие MySQL 3.23.47;
• Поддержка PHP 4.3.2.

Установка и настройка

• IIS (служба веб-публикаций) – входит в состав Windows;
• Service Pack 4.0;
• Windows Installer 3.1;
• Microsoft Data Access Components (MDAC) версия  2.6 или выше;
• Microsoft NET. Framework 2.0.

• IIS (служба веб-публикаций) – входит в состав Windows;
• Microsoft NET. Framework 2.0.

• Service Pack 2.0 (желательно);
• Сервер приложений в составе IIS (служба веб-публикаций) и ASP.NET;
• Microsoft NET. Framework 2.0. 
  

Интерфейс

"@Управление". Основное окно программы-клиента только на первый взгляд кажется переполненным различными иконками управления. При детальном ознакомлении вырисовывается определенная логическая схема. Функционально интерфейс можно поделить на следующие зоны:

1. Главное меню содержит список команд, позволяющих пользователю настраивать работу приложения в целом и выполнять основные действия.
2. Панели инструментов используются для быстрого доступа к основным функциям приложения; управление отображением панелей инструментов осуществляется через меню "Вид" – "Панели инструментов".
3. Функциональная панель содержит иерархический список так называемых смарт-папок соответствующий доступным модулям
4. Рабочая область разделена на две части: в верхней части отображается список объектов модуля, активного в данный момент; в нижней части выводится краткая информация по выделенной записи. Чтобы увидеть полную информацию, нужно нажать на ссылку "Дополнительно".

Иерархический список папок функциональной панели выполнен исключительно рационально:

• Задачи - смарт-папка, содержащая все входящие и исходящие задачи.
• Проекты - информация по текущим проектам.
• Сообщения - обратная связь между исполнителем и руководителем.
• Субъекты - информация о сотрудниках, поставщиках, клиентах, необходимая для упоминания в работе (например, контактные данные).
• Документы - электронные карточки реальных документов, используемые для электронного документооборота.
  
• Архив - делится на аналогичные подпапки, содержит все задачи, проекты, документы и связанные с ними сообщения, закрытые (выполненные, просроченные и т.п.) и отправленные в архив.

Папка "Репозитарии" стоит особняком – в ней хранится официальная документация к продуктам "Инфор Текнолоджи".

АСКИД. По сравнению с другими программами интерфейс данного продукта можно назвать даже несколько аскетичным. В левой части расположены рабочие модули автоматизированной системы, а справа - поле для пояснений, где выводится вся информация по любому выбранному пункту. Ни изящных иконок, ни нагромождения креативных дизайнерских решений.

Список рабочих модулей также имеет строгий логический порядок:

• Исходящие поручения - дает возможность руководителю выдавать поручения, осуществлять поиск по списку поручений, просматривать отчеты о проделанной работе, настраивать шаблоны периодических поручений, просматривать графический анализ исполнительской дисциплины.
• Входящие поручения - дает возможность исполнителю или помощнику исполнителя  получать поручения от руководителя, отчитываться о ходе исполнения, искать поручения по различным критериям.
• Документы - дает возможность руководителю или помощнику руководителя регистрировать, искать, просматривать так называемые электронные карточки документов (используются как поясняющие приложения в тексте поручений).
• Управление системой - служит для настройки конфигурации системы (в том числе почтовыми шаблонами).
• Управление доступом - служит для настройки прав пользователей системы.
• Управление лицензиями - управляет максимально возможным количеством клиентских рабочих мест (в зависимости от приобретенной лицензии).

GOAL. Интерфейс этой программы организован несколько в другом ключе. Если "@Управление" и АСКИД имеют схожие черты с "Проводником" Windows, то  рабочее пространство "Автоматизированной системы GOAL" поделено на три поля. Левое поле содержит информацию по организационной структуре компании (список персонала), карты отчетов, вспомогательную документацию по AC GOAL, настройки и поиск. Широкое среднее поле (основное) содержит таблицу показателей:

• KPI - количественные показатели (например, приход-расход по деньгам).
  
• SMART - персональные поручения (с отображением стадии выполнения).
• STANDART - перечень должностных инструкций и показатели соответствия им сотрудника.
• BONUS - пересчет всех предыдущих коэффициентов с привязкой к премиальной системе.

Узкое правое поле содержит всю дополнительную информацию в соответствии с выбранным пунктом. Например, если выбрано должностное лицо в списке организационной структуры, то в дополнительном окне отображается  карточка объекта с фотографией и контактными данными. Если модуль KPI, то будет показаны факты по приходу-расходу денежных средств и так далее.

Что удобнее? Сложно ответить. После продолжительного тестирования каждого интерфейса, все они становятся понятными. Так что удобство и понятность в данном случае - это дело вырабатываемой привычки. Например, АСКИД содержит минимум декоративных элементов, быстро понимается и осваивается, имеет простую и логическую структуру компонентов - явный перевес в сторону функциональности.

У "@Управления" поначалу немного дезориентирует продублированное контекстное меню, которое представлено и в виде иконок, и в виде выпадающих меню. Однако в виду логичности структуры после некоторого времени работа в ней начинает казаться простой, а расположение элементов - вполне естественным.

"Автоматизированная система GOAL" из всех трех приложений однозначно является самой "красивой", а интерфейс - из-за обилия сменяющихся данных - поначалу кажется самым запутанным и неудобным. Например, некоторые модули имеют не только цифровые значения в виде таблиц, но и графики, которые имеют вполне полезное назначение - дают сравнительную картину по производительности сотрудников. Однако в демо-версии они уж очень долго загружаются. Хотя оформление иногда удивляет. Например, гламурная анимированная стрелочка в списке выглядит просто взятой из какой-то видеоигры и не ассоциируется с бизнес-программой. Другой пример: поле с дополнительной информацией, которое располагается справа, слишком узкое. Хотя в нем содержится значительная часть поясняющих деталей. Поэтому его приходится постоянно прокручивать вниз, что не всегда удобно. Зато видно, что дизайну уделили значительное время. Таким образом, складывается впечатление, что интерфейсы первых двух приложений разрабатывали программисты, а этот придумывал психолог. Хотя конечные пользователи из целевой аудитории, наверное, будут довольны - яркие цвета, фотографии сотрудников, "вебдванольные" иконки делают программу более всего непохожей на неживые окна Windows.

Функциональные возможности

Самый интересный раздел сравнения. Все эти три программы действительно способны существенно улучшить процесс управления. Хватит бегать лично и общаться по каждому мелкому вопросу - для этого есть современные технические средства связи. Эти приложения объединяют в себе множество полезных возможностей, позволяя управлять персоналом дистанционно. К примеру, привычный всем телефон позволяет оперативно общаться на расстоянии, но у него нет "истории сообщений", как в "аське". Электронная почта также является полезным инструментом, но в ворохе документооборота есть риск потерять важное письмо. Здесь же любое поручение руководителя направляется персонально исполнителю, с детальными пояснениями, обратной связью и контролем за ходом выполнения. А e-mail используется для дублирования входящей информации.

В таких программах каждый работник видит непосредственно свой список текущих заданий, с индикацией сроков выполнения. А руководитель может проконтролировать дела каждого. Небольшая, но важная здесь деталь: необходимость излагать мысль письменно в значительной мере дисциплинирует всех сотрудников. Подчиненный уже не сможет "забыть", а начальник сказать, что имел "что-то другое в виду". Приходится излагать свои идеи в деталях, с логическим построение мыслей. - и все будет сохранено в базе данных. При практическом внедрении на одном из предприятий это оказалось неожиданно серьезной проблемой. Руководство задумалось о соответствии некоторых менеджеров своим должностям.

"@Управление". Позиционируется разработчиками как инструмент борьбы с беспорядком. Обеспечивает руководство полной картиной происходящего на фирме. Фиксирует выдачу персональных заданий сотрудникам с определением сроков и приоритетности исполнения. Позволяет контролировать сроки и качество выполнения заданий. Позволяет контролировать персонал удаленно, организовать рабочее место вне офиса. Осуществляет регламентирование исполнительской дисциплины. Программа ведет журнал всех операций в системе, позволяющий использовать систему как доказательство при разрешении спорных или конфликтных ситуаций. Основные технические преимущества:

• Простота установки, может работать даже с flash-карт.
• Работает как в сетях, так и через Интернет.
• Возможность работы в автономном режиме (при временно недоступном сервере).
• Возможность работы без выделенного сервера (в качестве сервера можно использовать любой компьютер).

АСКИД. Данный продукт позволяет создать многоуровневую вертикальную систему сквозного контроля документов и поручений. Предоставляет руководству возможность оперативно проверять все выполняющиеся поручения, контролировать сроки их исполнения. Система отслеживает сроки выполнения заданий, сообщая сотрудникам о просроченных или невыполненных поручениях. Преимущества:

• Поручения могут выдаваться исполнителям на основе заданий, полученных от вышестоящего руководства.
• АСКИД не требует установки программ на рабочих местах - на компьютере пользователя нужен только Internet Explorer.
• Гибкая настройка категорий документов и поручений для любого должностного лица.
• Встроенные инструменты обмена информацией не только между руководителем и подчиненным, но и между самими исполнителями.

GOAL. "Автоматизированная система GOAL" основана немного на другом принципе. То есть она осуществляет решение фактически той же задачи - управление персоналом, контроль за состоянием дел на фирме. Однако разработчики акцентируют внимание на том, что их продукт влияет на мотивацию и эффективность работы сотрудников. Сильно выпирающая изюминка "АС GOAL" заключается в том, что руководство задает подчиненным количественные задачи (например, повышение прибыли) и качественные (выполнение конкретных поручений), а система с помощью коэффициентов переводит результаты в пересчет премии. Работник практически в реальном времени может видеть, как выполнение каждого поручения влияет на его премию. В конечном счете, это приводит к повышению эффективности труда: целеустремленные сотрудники получают больше, а на вялых работниках компания экономит. Помимо этого руководитель, как и в других программах, имеет возможность следить за состоянием дел, приходу-расходу денежных средств или качеству выполнения поручений. Основные возможности:

• Расчет комплексного выполнения плана на любую дату и период.
• Возможность учитывать процент выполнения Сотрудником поручений при оценке его результативности и оплате труда.
• Постановка сотрудникам задач в режиме online с определением приоритетов и плановых трудозатрат.
• Позволяет учесть соблюдение стандартов работы сотрудником при расчете результативности и оплате труда.
• Расчет выплаты премий на основании коэффициента результативности.

Итого

Таким образом, при сравнении было рассмотрено три программных продукта: система управления работой сотрудников "@Управление", автоматизированная система контроля исполнения документов и поручений АСКИД и автоматизированная система GOAL "Целевое Управление и Премирование". Все они позволяют руководству компании удаленно организовывать работу персонала путем автоматизации процесса выдачи поручений и контроля исполнительности. Согласно описанию, самым простым приложением в установке оказалось "@Управление". В ходе тестирования наиболее простым и потому максимально понятным показался интерфейс программы АСКИД. Хотя, скорее всего, это субъективное ощущение. Однако самые широкие функциональные возможности оказались у автоматизированной системы GOAL. И дело тут не только в том, что она позволяет еще и импортировать данные из "1С", что значительно упрощает организационные вопросы. Основной козырь - АС GOAL позволяет влиять на работоспособность сотрудников, путем привязки их показателей эффективности к премиальной системе. Хотя другие приложения выдают схожие отчеты, а уже на основании их начальство может делать соответствующие выводы по поводу премии.

Практически все эти приложения поставляются в различной комплектации и на различных условиях. Поэтому руководитель фирмы любого уровня, определившись в своих приоритетах, сможет выбрать максимально полезный для себя инструмент.

Ссылки

"@Управление"
АСКИД
"АС GOAL"
Эта статья на Softkey.info